Polizei & IT | Rechnungshof Sachsen über Beschaffung der Fallbearbeitungssoftware

Geld spielt keine Rolle …

18. Februar 2015 | Von | Kategorie: POLIZEI UND IT


„Das sächsische Innenministerium stimmte der Beschaffung einer Fallbearbeitungssoftware zu, ohne die Gesamtkosten des Vorhabens zu kennen. Die Auftragsvergabe wies schwerwiegende Mängel auf.“

So fasste der sächsische Landesrechnungshof das Ergebnis seiner Prüfung über die Beschaffung der Fallbearbeitungssoftware ‚efas‘ (Elektronisches Fallbearbeitungs- und Analysesystem) zusammen, das ist die sächsische Ausprägung des Fallbearbeitungssystems RS-Case der Firma Rola Security Solutions GmbH.

Projektvorbereitung, Entscheidung

Im Oktober 2006 wurde in der sächsischen Polizei eine Arbeitsgruppe unter Federführung des Landeskriminalamtes eingerichtet. Sie befasste sich „ausschließlich mit der fachlichen Bewertung [*] vorhandener Softwaresysteme zur Fallbearbeitung.“

Die Arbeitsgruppe schlug dem sächsischen Innenministerium nach mehrmonatiger Tätigkeit vor, das (RS-Case-)Standard-Software-Produkt zu beschaffen und für sächsische Verhältnisse anzupassen. Eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung wurde nicht angestellt. Denn „fachlich“ wollte man das Produkt ja haben! Und technische oder konzeptionelle Anforderungen spielten auch keine Rolle, wie Sie gleich noch sehen werden.

Das Ministerium stimmte dem Vorschlag der Arbeitsgruppe trotz dieser Einseitigkeit zu. Und es störte auch nicht, dass weder die einmalig anfallenden Beschaffungskosten für Hardware und Software bekannt waren, noch die Kosten der Anpassung der so genannten ‚Standard-Software‘ an die spezifisch sächsischen Verhältnisse, noch die in den folgenden Haushaltsjahren entstehenden Betriebskosten. Anscheinend wollte man auch im Ministerium dieses Produkt einfach „haben“!

Auftragserteilung, Kosten

Wenige Wochen vor Haushaltskassenschluss, im November 2008, wurde dann der Auftrag erteilt: Er belief sich auf rund 3,5 Mio Euro brutto. Drei Wochen später wurde die ‚Standard-Software‘ geliefert. Für den Lieferanten ein Glücksfall, weil eine Lieferung bekanntlich die Rechnungsstellung und Zahlung nach sich zieht: Dank kameralistischer Haushaltsführung konnte also noch vor Weihnachten mit dem Geldeingang gerechnet werden.

Allerdings konnte diese Standard-Software ja noch nicht angepasst sein an spezifisch sächsische Bedürfnisse. Das brauchte Zeit – knappe/schlappe drei Jahre, um genau zu sein: Bis 2011 summierten sich die Kosten für Software, Hardware und Wartung für ‚efas‘ dann auf insgesamt 4,6 Millionen Euro. Die Personalkosten innerhalb der Polizei für Arbeits- und Fachgruppen und die „Anpassung“ sind darin nicht enthalten.

Projekteinführung, Ergebnisse

Und erst im September 2011, drei Jahre nach der Beschaffung, wurde das System ‚efas‘ dann nach „Anpassung an die sächsischen Bedürfnisse“ in den Wirkbetrieb überführt [2].

Weitere zwei Jahre später sind „Schnittstellen zum Vorgangsbearbeitungssystem IVO“ und zu „Anwendungen auf Bundesebene“ noch „in Arbeit“ [2]. Das hat zur Folge, dass der sächsische Polizeibeamte trotz bzw. nach der Einführung von ‚efas‘ weiterhin ein- und dieselbe Information (erstens) im Vorgangsbearbeitungssystem, (zweitens) im Fallbearbeitungssystem und – so fachlich relevant – (drittens) auch noch in der ‚Anwendung auf Bundesebene‘ erfassen darf. Der Aspekt der ‚Mehrfacherfassung‘ hatte anscheinend bei der „ausschließlich fachlichen Bewertung“ durch die Projekteinführungsgruppe (siehe oben) keine hohe Priorität.

Vergabeverfahren – Konstruierte Begründungen, falsche Behauptungen

„1. … nur ein Auftragnehmer“ ...

Der Beschaffungsauftrag über rund 3,5 Mio Euro wurde freihändig [**] vergeben Begründet wurde dies damit, „dass nur ein Unternehmen für den Auftrag in Betracht käme“. Eine solche Begründung ist die absolute Ausnahme, insbesondere bei einem Auftragsvolumen von rund 3,5 Mio Euro. Für die Anwendung dieses Ausnahmetatbestands legt der Europäische Gerichtshof einen strengen Maßstab an: Es setze dies eine „sorgfältige europaweite Markterforschung voraus“. Und deren Ergebnis habe „in den Vergabevermerk bzw. in die Vergabeakte einzugehen“.
Einen solchen Vermerk hat der sächsische Landesrechnungshof bei der Polizei oder im Innenministerium allerdings nicht gefunden.

Durch die Firma Polygon ist zu ergänzen: Eine solche Markterforschung hat auch nicht stattgefunden. Denn es war für „die Sachsen“ bestens bekannt, dass im nördlichen Nachbarland Brandenburg seit 1996 ein Fallbearbeitungssystem namens Polygon erfolgreich eingesetzt wird. Bei der Firma Polygon ist jedoch nicht auch nur die leisteste Anfrage aus Sachsen eingegangen.

Klarer Verstoß also gegen die gesetzlichen Vorgaben und klare Falschaussage im Beschaffungsantrag!

2. „Auch andere arbeiten damit“ – aber „mit denen können wir nicht zusammenarbeiten …“

Pro ‚efas‘ alias RS-Case wurde als wesentliches Argument ins Feld geführt, dass „andere Polizeien von Bund und Ländern dieses System bereits hatten“. Andererseits teilte das Innenministerium dem Rechnungshof mit, dass eine Zusammenarbeit mit anderen Ländern gerade nicht vorgesehen sei, weil die Verfahren [der Fallbearbeitung??!! / d. Verf. [***]] „zu unterschiedlich“ seien.

Diese widersprüchliche Argumentation ist für den Rechnungshof „nicht nachvollziehbar“. In anderen Bereichen der Verwaltung, führt er in seinem Prüfbericht aus, „z.B. im Justiz- oder Steuerbereich, sei die länderübergreifende Kooperation bei IT-Vorhaben trotz Föderalismus gelebte Praxis [Hervorhebung durch d. Verf.]“.

Zur Preisbildung – oder: Geld spielt keine Rolle

Der Anbieter des Fallbearbeitungssystems RS-Case – bzw. in Sachsen ‚efas‘ -, also die Firma Rola Security Solutions GmbH (alt, siehe dazu [4]) weist stolz in ihrem letzten veröffentlichten Jahresabschluss für 2013 darauf hin, dass von 1.000 Euro Umsatz unglaubliche 430 Euro, also 43%, als Gewinn bei der Firma übrig bleiben [3]. Das ist ein Rekordwert. Eine solche Umsatzrendite überschreitet sogar das Traumergebnis der Firma Apple, das jüngst durch die Presse ging, um fast das Doppelte [4].

Auch dem Rechnungshof ist diese ‚Preisbildung‘ negativ aufgestoßen und er führt aus: Das unabhängige Auftreten der einzelnen Länderpolizeibehörden gegenüber dem Anbieter führe „zwangsläufig [??!! /d. Verf.] [****] zu einer besonderen Marktposition, die sich bei der Preisbildung niederschlug“ Die beiden Bundesbehörden, BKA und Bundespolizei, seien dagegen ‚gebündelt‘ aufgetreten und hätten damit „Einsparungen von rund 1 Million Euro bei den Lizenzgebühren“ und Preiserhöhungen für die ersten drei Jahre abwenden können.“

Sachsen, eines dieser Länder, in denen gerade scharfe Strukturreform-Maßnahmen durchgesetzt werden, hat es anscheinend nicht nötig, bei den Ausgaben für die Polizei auf eine Million Euro mehr oder weniger zu achten …

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Fußnoten und Anmerkungen des Verfassers zu diesem Beitrag

[*] Das Primat der [polizeilichen] Fachlichkeit ist seit Jahren bei Entscheidungen über polizeiliche Informationstechnik festzustellen. Dabei kommt regelmäßig zu kurz, dass auch technische und konzeptionelle Anforderungen vorhanden sind und berücksichtigt werden müssen. Das geschieht regelmäßig nicht. Und so kommt es dann, dass seit Jahren und behördenübergreifend Systeme beschafft und eingeführt werden, die die „Zusammenhänge zwischen Tat und Täter“ [das ist die in den letzten Jahren stereotyp verwendete Standardfloskel von Politikern und dem Bundesinnenministerium, wenn es um effektivere Fallbearbeitungs- und Analysewerkzeuge für die Sicherheitsbehörden geht / d. Verf.] nicht aufdecken können, für deren Aufdeckung sie angeblich entwickelt bzw. beschafft wurden und die die Schnittstellen nicht aufweisen, mit denen eine Mehrfacherfassung und Mehrfachabfrage vermieden werden könnte.

[**] offizielle Bezeichnung: „im Zuge eines Verhandlungsverfahrens ohne vorherige öffentliche Vergabebekanntmachung“

[***] Immer wieder wird angeführt (, um die hohen Kosten zu rechtfertigen?!), dass die kriminalistische Ermittlung und Auswertung angeblich so unterschiedlich sei von Bundesland zu Bundesland. Nach immerhin zwanzig Jahren Beratungs- und Entwicklungstätigkeit in diesem Marktsegment kann ich diese Argumentation in keiner Weise nachvollziehen. Für den Fahrraddiebstahl, die Hehlerei, die Hakenkreuz-Schmiererei oder die gefährliche Körperverletzung – und das sind die Delikte, um die es bei „Fallbearbeitung“ geht – gelten in allen Bundesländern die gleichen Paragraphen, nämlich die des Strafgesetzbuches. Dazu muss also nichts „spezifisch angepasst“ werden.
Unterschiedlich von Bundesland zu Bundesland sind lediglich
  1. die Paragraphen des landeseigenen Polizei(Ordnungs)Gesetzes, die in einem polizeilichen Informationssystemen abgebildet werden müssen im Katalog der „Polizeilichen Maßnahmen“,
  2. sowie die Stammdaten der Behörde, der nachgeordneten Dienststellen und ihrer Nutzer, die sich insbesondere abbilden im entsprechenden Behörden-/Dienststellen-/Nutzer-Katalog und den daraus abgeleiteten Stammdaten.

Die Anpassung solcher Kataloge erfordert jedoch keinesfalls einen Zeitbedarf von mehreren Jahren und einen Kostenaufwand von x Mann. Da war wohl eher – wie üblich – die Tatsache ausschlaggebend, dass sich die Wünsche an das künftige System erst im Laufe der so genannten „Anpassung“ konkretisierten und dann abgestimmt werden mussten … … …
Und wofür bzw. für wen sonst noch so viel Geld ausgegeben wurde, darüber kann man sich nur wundern …

[****] Ist es wirklich „zwangsläufig“, dass ein Anbieter ausnutzen kann und darf, dass ihm die potenziellen Auftraggeber freiwillig eine Monopolstellung einräumen und er daher Preise verlangen kann, wie es ihm passt … … …?! Haben hier einige Mechanismen der Marktkontrolle und Vergabekontrolle schlichtweg versagt?! Oder haben Kunden, wie Sachsen, einfach nur unbewusst dazu beigetragen, dass der Firmenwert des Anbieters durch überhöhte Umsätze in die Höhe getrieben wurde, bevor die Firma vom teil-staatlichen T-Konzern übernommen wurde?

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Quellen zu diesem Beitrag

[1]    Aus dem Jahresbericht des Landesrechnungshofs Sachsen 2013, dort Seiten 109 – 133, „Fallbearbeitungssoftware der sächsischen Polizei“
http://www.rechnungshof.sachsen.de/jb2013/jb13-I-08.pdf
[2]    Deutsche Polizei [Organ der GDP], Landesjournal Sachsen, 06-2013, dort Seite 8: ‚Elektronische Beweissicherung in Sachsen‘
http://www.gdp.de/gdp/gdpsac.nsf/id/1859B3E080657A2FC1257B7C00304166/$file/Sn_GdP_06_13_s1-8_Internet.pdf?open
[3]   Jahresabschluss der Rola Security Solutions GmbH, damals noch eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Duisburg, siehe [5]

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[4]   Das stellt selbst Apple in den Schatten, 04.02.2015, Polygon-Blog
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