Projektmanagement | Wirtschaftlichkeit

Wie Sie der Wirtschaftlichkeit zum Sieg verhelfen (zumindest auf dem Papier) …

27. März 2015 | Von | Kategorie: WIRTSCHAFTLICHKEIT

Im Rahmen unserer beliebten Reihe ‚Tipps für den Verwaltungspraktiker‘ wollen wir heute die Fachleute ansprechen, die berufen sind, Aussagen zur Wirtschaftlichkeit von Projekten oder Investitionen zu machen. Üblicher Weise überschreiben sie ihre umfänglichen Dokumente mit ‚Wirtschaftlichkeitsberechnung‘. Sie ist Fachleuten, wie Ihnen, besser bekannt unter dem vertrauten Kürzel WieBeh (“WiBe”). Und auch wenn Sie nur der Kunde bzw. Nutzer solcher Ausarbeitungen sind, enthalten die folgenden Tipps nützliche Hinweise für Sie – vor allem, damit Sie wissen, wie Sie eine Ihnen vorliegende ‚WiBe‘ richtig zu interpretieren haben.

Die Vorbereitung

Zunächst einmal: Wenn Sie die Aufgabe haben, eine WiBe zu erstellen: Fürchten Sie keine allzu kraft- und geistzehrenden Arbeit! Es gibt eine wunderbare Vorarbeit – auf der Seite der IT-Beauftragten der Bundesregierung [1] in Gestalt des ‚WiBe-Kalkulators‘. Dieses Programm runterladen und installieren (schafft jeder, garantiert …) und dann die leeren Felder füllen. Den Rest macht der Kalkulator fast ganz von alleine … SIE müssen eigentlich nur noch wissen, was Sie erreichen wollen …

Das Grundszenario

Wir haben uns hier ein Szenario vorgenommen, das in der Praxis nicht selten ist: Ein bisheriges IT-Verfahren soll durch ein neues abgelöst werden. Da das bisherige Verfahren relativ problemlos funktionierte, braucht man nicht nur den festen Willen, sondern auch ein, zwei gute Gründe für dessen Ablösung, vor allem als Entgegnung auf den platten Spruch „Never change a running system“. [Wie sollte man auch sonst jemals zu Fortschritten in der IT kommen …?!] Eine ergebnisorientiert durchgeführte WiBe kann hier der Schlüssel zum Erfolg sein, gerade wenn es mit den sonstigen Gründen nicht allzu weit her ist! Hilfreiche argumentative Vorarbeiten haben Sie oder Ihre Kollegen aus verwandten Referaten aber vermutlich längst geleistet. Und wenn nicht, werden Ihnen unsere ‚Tipps zur Erstellung ergebnisoptimierter Vorstudien‘ [2] gute Dienste dabei leisten, das Ziel zu erreichen.

Die Fragen des WiBe-Kalkulators

Als erstes geht es ans Beantworten der knallharten, präzisen Fragen des WiBe-Kalkulators:
Er möchte von Ihnen Input haben zu drei Komplexen

  1. den Entwicklungskosten und dem Nutzen (für das neue System),
  2. den Betriebskosten und dem Nutzen – im Vergleich zwischen altem und neuem Systeme und
  3. zu strategischen bzw. so genannten Dringlichkeits-Fragen.

Sehen wir uns die Komplexe im Einzelnen an:

1. Entwicklungskosten und Nutzen des neuen Systems

Zu den Entwicklungskosten und dem Nutzen für das neue System: Nun, Sie sind ja kein Hellseher! Und übermäßig viel Arbeit zahlt Ihnen auch keiner.

Außerdem wollen Sie Ihr strategisches Ziel nicht aus dem Auge verlieren: Das betrifft zu allererst Ihr eigenes Auskommen und das Ihrer Kollegen: Also planen Sie eine Projektorganisation ein von zwei bis drei Jahren und sehen dafür die pekuniäre Versorgung Ihres Kernteams einschließlich Führungskraft vor, z. B. nach dem Schlüssel 1/7. Ein MA gD (=Mitarbeiter des gehobenen Dienstes) wird mit 32 Euro pro Stunde gerechnet, ein MA hD (Mitarbeiter des höheren Dienstes) mit 41 Euro. Sie werden staunen, welche Zukunftssicherheit dieser erste Posten der Kalkulation Ihnen allen beschert. Und damit das Ganze nicht so dramatisch wirkt, falls wirklich mal jemand ins Zahlenwerk schauen und nachrechnen sollte: Lassen Sie einfach ein Jahr unter den Tisch fallen …

Die folgenden Positionen, die die WiBe Ihnen abverlangt, können Sie minimalistisch behandeln. Externe Beratung gibt’s nur im ganz geringen Umfang (Sie und Ihre Kollegen können ja schließlich auch etwas …). Und wer braucht schon eine Entwicklungsumgebung oder sonstige Sach- und Hilfsmittel? Setzen Sie das alles getrost auf Null.

Im nächsten Block geht es um Hardware -und Softwarebeschaffung. Herrlich! Sie wollten schon immer mal aus dem Vollen schöpfen und einen richtig fetten Server für die neue Textverarbeitung kaufen. Planen Sie also großzügig: Mindestens 4 Cores mit Speichererweiterung, SAN-Festplatten, Oracle etc. etc. Auch wenn Hardware heutzutage nicht mehr viel kostet, sollte es sich machen lassen, zwei bis dreihunderttausend Euro auf diese Weise einzustellen. Und nicht zuletzt verschafft eine solche (Vor-)Entscheidung auch Ihnen das Gefühl, endlich mal Macht zu haben – und sei es nur für eine kurze Zeit über den Lieferanten der Hardware.

Ähnlich verhält es sich mit der Software. Das neue System, Ihr Top-Kandidat, kostet glücklicher Weise so gut wie nichts. Solche Vorteile erzielen kluge Projektorganisationen wie die Ihre entweder, indem Sie sich einer ‚Open Source‘-Lösung zuwenden oder einem behörden-übergreifenden IT-Kooperationsprojekt anschließen. Etwaige rechtliche Hürden bei diesem Vorgehen, z.B. in Gestalt des Vergaberechts, überwinden Sie am besten mit Hilfe Ihrer Verwaltung, z.B. indem Sie die Beschaffung einfach totschweigen.

Allerdings braucht Ihr Top-Kandidat noch eine Reihe von Fremdsoftware. Hier gilt es fein abzuwägen: Bei Firmen, wie Oracle, sollte man schon auf die Kundenliste kommen – ab und an ein Besuch bei der Cebit ist schließlich eine feine Sache. Und eine Handvoll teure Lizenzen, sagen wir hunderttausend Euro für Software, damit man auch sieht, was der Top-Kandidat eigentlich tut, umso mehr, wenn auch Kollegen aus anderen Bundesländern dessen Lieferanten immer wieder gerne finanziell unterstützen, verschafft Ihnen als Großkunden Zugang zu den jährlichen Fachkongressen Ihrer Branche. Unterschätzen Sie nicht, wie notwendig das für Ihre Psyche ist! Sie können sich dann sich endlich auch ‚ganz zugehörig‘ fühlen …

Sonstige Kosten, für die Entwicklung bzw. Anpassung der Software setzen Sie am besten ganz klein und pauschal an. Erstens, haben Sie ohnehin keine Ahnung, was da kommen kann und zweitens soll Ihr Top-Kandidat in wirtschaftlich günstigstem Licht erscheinen: Also: Zwei bis drei Mannmonate für die Einführung des gesamten Systems und Anpassung auf landesspezifische Eigenheiten müssen reichen!

Kosten für Evaluierung, Tests oder Qualitätssicherung können Sie vollkommen vernachlässigen: Da Sie Ihrem Top-Kandidaten ja auf ein Open Source- bzw. Verbundprojekt setzen, haben andere Leute vor Ihnen dem Ding längst die Flöhe gezogen. Was Sie übernehmen, ist also beamtenmäßig fehler-geprüft und qualitäts-gesichert und stammt schließlich vom Entwickler(partner) selbst: Die werden Ihnen doch nichts mit Fehlern andrehen: Insofern: Kein Kostenansatz notwendig!

Dann bleiben eigentlich nur noch die Kosten der Installation und Einführung: Installation ist kein Thema: In ein paar Tagen gemacht und mit wenigen tausend Euro ins Budget eingestellt. Die Übernahme von Datenbeständen aus dem Altsystem ist nicht vorgesehen und belastet das Budget daher auch nicht weiter. [Mehr dazu in unseren ‚Tipps zur Migration von IT-Systemen‘ [3]]. Unter der Hand können Sie ja darauf hinweisen, welch großartige Möglichkeit sich da bietet, Datenbestände der Vergessenheit anheimfallen zu lassen, die ohnehin nur die Tendenz haben, politischen Ärger zu machen. Und wer will schon Ärger???

Gleiches gilt für die Erstschulung des IT- und Fachpersonals. Und was die Einarbeitungskosten der Anwender eingeht: Woher sollen Sie wissen, wie lange diese Leute in irgendwelchen Dienststellen brauchen, um sich mit dem neuen Top-Kandidaten vertraut zu machen. Das deckt Ihr Auftrag weiß Gott nicht, also setzen Sie die Zahlenansätze auf Null und machen einen leicht beleidigten Vermerk zur der Frage, was sie eigentlich sonst noch leisten sollen.

Was bisher erreicht wurde …

Kaum eingegeben, präsentiert Ihnen der WiBe-Kalkulator eine erfreuliche Übersicht: Dass für Ihren Top-Kandidaten neue Hardware und Software in der Größenordnung von rund einer halben Million Euro eingekauft werden muss, versteht jeder. Das ganze Projekt ist ja schließlich kein kleines Vorhaben!

Die internen Personalkosten (für Ihr Projektteam) sind – ooops, so ein Versehen kann schon mal vorkommen – in der Detailberechnung etwas höher, als sie in der einleitenden Übersicht aufscheinen – aber so ein redaktioneller Übertragungsfehler kann schon mal passieren. Und die restlichen Kosten der Einführung – mein Gott – was da später tatsächlich rauskommt, kann man doch bei der Aufstellung einer WiBe nicht wissen. In Summe also eine erfreulich kostengünstige Beschaffung neuer Hardware und Software, die ein Ziel auf jeden Fall erreicht: Das Überleben Ihres Teams für die nächsten Jahre ist damit gesichert!

Doch ganz stellt Sie das bisher erreichte Ergebnis noch nicht zufrieden: Denn die weit mehr als eine Million Euro allein für die Einführung sind schon ziemlich ernüchternd, was umso erschreckender ist, als Sie wesentliche Kostenblöcke – nicht ganz unabsichtlich – noch gar nicht eingepreist hatten.
Doch verzagen Sie nicht: Erfahrung im Umgang mit der WiBe und Flexibilität im Denken kann auch dieses Problem lösen. Lesen Sie dazu in Kürze mehr im zweiten Teil unserer Tipps ‚Wie Sie der Wirtschaftlichkeit zum Sieg verhelfen (zumindest auf dem Papier)‘.

______________________________________________________________________________________

Quellen und verwandte Beiträge

[1]   WiBe-Kalkulator auf der Webseite der IT-Beauftragten der Bundesregierung
[2]   Tipps zur Erstellung ergebnisoptimierter Vorstudien, 24.04.2013, Polygon-Blog
     http://blog.polygon.de/2013/04/24/20-tips-fur-die-erstellung-ergebnisoptimierter-vorstudien/73
[3]   Tipps zur Migration von IT-Systemen, 28.12.2014, Polygon-Blog
     http://blog.polygon.de/2014/12/28/pit_tipps_migration/2665

Schreibe einen Kommentar