SABAA – weit mehr als ein „Fallbearbeitungsprogramm“

SABAA bietet Fallbearbeitung, Spurenmanagement, Auftragsmanagement, sowie Akten- und Dokumentenverwaltung unter einem Dach. Wieviel Sie davon nutzen, bleibt Ihnen überlassen!

Die Abkürzung SABAA steht für „Sachbearbeitung, Analyse und Auswertung“. SABAA ist Teil von POLYGON, dem polizeilichen Informationssystem und nutzt als Oberfläche den Datenbankbrowser POLYS. Das garantiert einfache Bedienung, die nahezu ohne Schulung auskommt, komfortable Erfassung und Bearbeitung und leistungsfähige Such- und Auswertungsfunktionen.

Der Einsatzbereich

Es geht um die Ermittlung, Analyse und Auswertung von komplexen Verfahren, bei denen Menschenleben auf dem Spiel steht, um Raub oder Erpressung, schwere Brand- und Umweltdelikte, und um Strukturermittlungen im Staatsschutz, der organisierten und Wirtschaftskriminalität.
Die Anforderungen an Softwarewerkzeuge für diese Arbeitsbereiche sind vielfältig, mitunter unterscheiden sich die Schwerpunkte der Anforderungen selbst im gleichen Bereich von Fall zu Fall: Man denke nur an eine Kindesentführung mit immens hohem Hinweisaufkommen! Ein einheitliches „Universalwerkzeug“ wird diesen unterschiedlichen Anforderungen nicht gerecht.

Entwickelt mit Praktikern

SABAA wurde in enger Abstimmung mit Ermittlern, Auswertern und Untersuchungsführern aus verschiedenen Dienststellen bzw. Abteilungen der Polizei des Landes Brandenburg entwickelt und ist heute eingesetzt für Staatsschutz, organisierte bzw. Wirtschaftskriminalität (Grenzkriminalität), sowie in den Kommissariaten für Schwere Kriminalität.

Die Anforderungen der Kriminalisten

Es waren immer wieder die gleichen kriminalistisch-fachlichen Anforderungen, die von allen Fachleute aus der Kriminalpolizei genannt wurden, egal aus welchem Deliktsbereich sie kamen:

  • Umfassend flexibles Informationsmanagagement, um alle harten und weichen Informationen des Falles zeitnah, effektiv, sicher und übersichtlich erfassen und verwalten zu können.
  • Damit verbunden die Aufnahme und Verwaltung von Spuren, Hinweisen und Ermittlungsansätzen und die Auswertung des aktuellen Bearbeitungsstandes.
  • Die Planung, Durchführung und Bearbeitung von polizeilichen Maßnahmen, wie z.B. Durchsuchungen.
  • Eine integrierte Aufgaben- und Auftragssteuerung, die jederzeit einen Überblick liefert, was bereits getan ist und was noch zu tun ist.
  • Elektronische Aktenführung und Dokumentenmanagement,
  • sowie die Erschließung von Dokumenteninhalten, da in diesen „Belegen“ i.d.R. die wirklich relevanten Informationen enthalten sind.
  • Die Anforderungen der Experten aus den IT-Beratungsstellen

    Fragt man Experten aus der IT-Beratung der Behörde(n) so nennen diese ergänzend noch folgende allgemein-fachliche Anforderungen:
    Informationserfassung

  • Sowohl maskenorientierte, aber auch flexibel freie Erfassung von Informationen
  • durch Masken bzw. Baumstrukturen vorgebene, aber auch freie Definition von Beziehungen
  • Einfacher Import von Massendaten aus anderen Quellen
  • Im Hinblick auf die anzustrebende, hohe Datenqualität: Plausibilitätsprüfungen, Verpflichtung zur Eingabe, wo nötig, Angebot von Begriffen in einfachen Auswahllisten oder hierarchischen Katalogen
  • Leistungsfähigkeit des Informationsmanagements

  • Universelles „generisches“ Datenmodell, das jegliche Information, Beziehung und Dokumente verarbeitet, ohne dass Änderungen am Datenmodell notwendig sind
  • Verwendung eines einheitlichen, harmonisierten Informationsmodells in allen Anwendungen / Datenbanken
  • Objektidentität, d.h. ein Objekt in der Datenbank entspricht einem (und nur einem) Objekt in der Wirklichkeit
  • Möglichkeit zur Erfassung von mehr als einem Merkmal, wo nötig (z.B. akademischer Titel)(„Mehrfachattribute“)
  • Gruppierung zusammengehörender Merkmale („Mehrinhaltsfeldgruppen“)
  • Oberfläche / Präsentation / Visualisierung

  • maskengeführte, strukturierte Oberfläche
  • Listen bzw. Tabellen
  • Dokumente / Dossiers (wie in den so genannten Personagrammen)
  • grafische Visualisierung bei der Erfassung und Ausgabe / Auswertung und zwar an jedem Arbeitsplatz
  • Informationen, Volltext und Dokumente

  • Volltextfelder als Ergänzung zu „strukturierten“ Informationen
  • Bildfelder, z.B. für „Mugshots“ / Steckbrief-Aufnahmen
  • Verknüpfung beliebiger Dateien mit Informationsobjekten, also insbesondere Textdokumente (Word, PDF), Tabellenkalkulation (Excel), Grafiken und Bilder, sowie Multimedia-Dokumente (Tonmitschnitte, Videos)
  • Suche / Auswertung

  • Einfache, leicht zu bedienende Suche
  • Volltextsuche in Volltextfeldern, sowie in Textdokumenten
  • Komplexe (objektübergreifende) Recherchen nach freier Suchformulierung durch den Anwender
  • Vorbereitete Standardauswertungen „auf Knopfdruck“, integriert, d.h. ohne dass kostenträchtige Zusatzwerkzeuge erforderlich sind.
  • Jederzeit und an jedem Arbeitsplatz nutzbare grafische Strukturanalyse
  • Grafische Strukturanalyse liefert automatisch alle verknüpften Objekte, ohne dass dies von der „Kunst der Suche“ durch den Anwsender abhängig wäre
  • Datenbank-übergreifende Abfragen (, wo rechtlich zulässig)
  • Suchen und Auswertungen „über alle Objekte“ und „über alle Merkmale“
  • Filter bei der Suche und Auswertung: Fallweit,falltyp-weit und in der gesamten Datenbank
  • Beachtung gesetzlicher und strategischer Anforderungen / Datenschutz

  • Keine Speicherung personenbezogener Informationen ohne Setzung der Löschungsfrist, Prüfung und evtl. Verlängerung durch den Besitzer
  • Jede Information und jedes Dokument hat einen „Besitzer“
  • Beschränkung der Datenübermittlung an andere Polizeibehörden, wo gesetzlich vorgeschrieben
  • Zusammenarbeit mit anderen polizeilichen Informationssystemen

  • Kompatibilität des Daten- und Informationsmodells und der Kataloge mit Bund-Länder-Systemen, wie BLDS/Inpol-Fall, RED bzw. XSP / IMPII
  • XML-Ausgabeschnittstelle für die Weitergabe von Informationen an Drittsysteme
  • XML-Eingabeschnittstelle für die Übernahme von Informationen, z.B. aus der Vorgangsbearbeitung
  • Zusammenarbeit mit bzw. Integration von fachspezifischen Werkzeugen (z.B. Infozoom oder TKÜ)

Werkzeuge für die Unterabschnitte von Ermittlungsgruppen, „SoKos“ und „BAOs“

Jeder Ermittler, Auswerter und Untersuchungsführer weiß, dass in komplexen Verfahren weit mehr zu tun ist, als nur die fallrelevanten Informationen zu erfassen, zu verwalten und auszuwerten. Denn wo bleiben die diversen Spuren und Ermittlungsansätze, wer verwaltet die eigenen Aufgaben oder Aufträge an andere Dienststellen, wie wird mit Maßnahmen umgegangen und was geschieht mit den vielen Dokumenten und Akten des Falles??
Aus gutem Grund werden in „Sonderkommissionen“ Unterabschnitte gebildet, für

  • Ermittlung
  • Hinweisaufnahme und -bearbeitung (bei Bedarf)
  • Auswertung mit den Aufgabengebieten Spurenmanagement, Auftragsmanagement, sowie Dokumenten- und Aktenmanagement

SABAA hat diese bewährte Aufgabenteilung übernommen und stellt für jeden Aufgabenbereich das fachlich geeignete Werkzeug zur Verfügung und zwar unter dem gemeinsamen Dach einer Anwendung.
Dabei wird der Tatsache Rechnung getragen, dass „alles mit allem“ verbunden ist. Denn aus den fallrelevanten Informationen ergeben sich Spuren und Ermittlungsansätze, daraus folgen Aufträge an andere oder eigene Aufgaben und Maßnahmen, und das alles ist zu dokumentieren und in Akten zu verwalten.

… auch nutzbar in der AAO

Und wo komplexe Ermittlungen im Rahmen in kleinerer Organisation, z.B. im Rahmen der normalen AAO, geführt werden, kann jedes Team selbst entscheiden, ob und „wieviel“ Funktionen der SABAA man tatsächlich nutzen will und kann.
Eine aktuelle Untersuchung der Nutzungsprofile der SABAA in den verschiedenen Dienststellen / Arbeitsbereichen hat ergeben, dass die SABAA mal mit dem Schwerpunkt der Erfassung und Auswertung fallrelevanter Informationen verwendet wird. In einem anderen Bereich fokussiert man sich auf Maßnahmen (z.B. Kontrollstellen) und die Verwaltung und Auswertung der dabei anfallenden Informationen.In einem dritten Bereich steht neben den Informationen auch das Management von (eigenen) Aufgaben und Aufträgen an Dritte im Vordergrund. Und ein vierter Bereich nutzt die SABAA vor allem als Werkzeug zur Verwaltung großer Dokumentenmengen und zur Erschließung der Informationen, die in diesen Dokumenten enthalten sind.

Die Leistungsmerkmale der SABAA im Überblick

Ermittlungsrelevante Informationen

  • Einfache, maskenorientierte Erfassung
  • Komfortable Erfassungsunterstützung durch belegbare Funktionstasten, „lernende Tasten“ und Übernahme von Informationen aus einem schon vorhandenen „Datensatz“
  • Bäume als Checklisten geben Sicherheit und Überblick, weil sofort deutlich wird, was schon bearbeitet ist und was nicht.
  • Jederzeit kompletter Überblick über den Informationsbestand und noch vorhandene Informationslücken ermöglicht die Steuerung und Priorisierung der weiteren operativen Ermittlung.
  • Information kann „in Schubladen“ abgelegt werden, aber auch umfassend dynamisch grafisch visualisiert werden (Beziehungsgeflechte).
  • Echte Einmalerfassung, weil automatisch überwacht und angezeigt wird, ob es ein „gleiches“ Objekt bereits gibt.
  • Informationen können auch mit anderen POLYGON-Programmen erfasst und ins System gebracht worden sein, z.B. von der Hinweisaufnahme, aus der Dossier-Anwendung, aus SABAA-Lite oder aus einem Spurensicherungsprotokoll, das mit KTIS-TASS erstellt wurde.
  • Jede Information kann um beliebig viel Bild-, Text-, Ton- und Videomaterial ergänzt werden.
  • Zuständige Dienststellen (StA, Gericht, Jugend- und Sozialbehörden etc.) mit Adressen und Ansprechpartnern können in fallbezogenen Stammdaten erfasst und verwaltet werden; die Übernahme aus früheren bzw. anderen Verfahren ist möglich.

Suche, Analyse und Statistiken

  • Umfassende integrierte Suchfunktionen, durch Eingeben der Suchkriterien in der Erfassungsmaske; Platzhalter für unbekannte Zeichen(folgen) vorne, in der Mitte und am Ende eines Begriffs
  • Unterstützung von statistischen Auswertungen und Standardrecherchen für objektübergreifende Auswertungen auf Knopfdruck mit „Harry-Funktionen“ – keine spezifischen Suchkenntnisse („Discoverer“ o.ä.) erforderlich, vorbereitete Auswertungen liefern verläßlich vergleichbare Ergebnisse, fach- oder fallspezifische Spezialauswertungen können jederzeit ergänzt werden
  • Suchergebnisse („Trefferlisten) können in Excel übernommen werden.
  • Suchergebnisse können in PIOS übernommen werden für weitere grafische Strukturanalysen.
  • Automatische Erstellung von von grafischen Strukturanalysen ohne teures Zusatzprogramm; Strukturanalyse steht an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung
  • Kein Übersehen von an sich vorhandenen Informationen
  • Die fachlich gegliederten Bäume ermöglichen ein Erkennen von Beziehungen und Zusammenhängen auf einen Blick
  • Der aktuelle Stand der Ermittlungen und Auswertung kann jederzeit „aus dem System“ heraus präsentiert werden, z.B. bei Gruppenbesprechungen
  • Erstellung von Kommunikations- und Bewegungsprofilen

Spuren-Management

  • Verschiedene Spurenarten: Ermittlungsspuren, KT-Spuren, Bewegungs- und Kommunikationsspuren, TKÜ-Spuren mit darauf abgestimmten Auswertefunktionen.
  • Jede ermittlungsrelevante Information bzw. jeder Hinweis kann mit beliebig vielen Spuren verknüpft werden. Spurenauslöser ist somit jederzeit recherchierbar.
  • Automatische Vergabe von Spurennummern, Möglichkeit zur Vergabe von Unterspuren, sowie zur Vergabe von Spurennummern-Komplexen (z.B. am Ereignisort)
  • Anlage und Ausdruck von Spurenblättern und Spurenakten
  • Bearbeitungszustand jederzeit recherchierbar bzw. für Statistiken auswertbar
  • Management von Aufträgen und Maßnahmen

    • Umfassende Unterstützung bei der Erfassung, Bearbeitung, und Auswertung von Aufträgen und Planung / Durchführung von Maßnahmen
    • Priorisierung und Fristsetzung von Aufträgen an Dritte und eigenen Aufgaben
    • Schriftliche Dokumentation der Vergabe von Aufträgen und Aufgaben und der Ergebnisse
    • Leichte Auftragserteilung an andere Dienststellen per Email möglich
    • Bearbeitungsstatus jederzeit recherchierbar, ebenso Wiedervorlagestatus
    • Statistische Auswertung nach beliebigen Kriterien mit direkter Übernahme nach Excel (für Balken- und Tortendiagramme u.ä.)

    Dokumenten-Management, Integration mit Office-Funktionen, Aktenführung

    • Echte Einmalerfassung, da Befüllen von Dokument-Formularen (z.B. Zeugenverneh¬mung) direkt aus einer Erfassungsmaske möglich
    • Alle in der Polizei vorhandenen Formulare (Dot-Dateien) können integriert und dynamisch mit Informationen befüllt werden.
    • Listenausgabe von Informationen an jeder Stelle möglich
    • Import von Informationen ohne jegliche Programmier- oder Systemkenntnisse möglich: Pro¬gramm stellt nutzfertiges Importprofil zur Verfügung.
    • Erstellung von Personagrammen und anderen selektiven Dokumentenausgaben auf Knopfdruck
    • Schriftliche und begleitende elektronische Aktenführung

    Partner-Werkzeuge der SABAA

    Komplexe Ermittlungsverfahren werden arbeitsteilig bearbeitet, häufig im Rahmen einer Besonderen Aufbauorganisation. Informationssystem und -Software müssen in der Lage sein, zeitnah den sich ändernden organisatorischen Strukturen zu folgen.
    In vielen Fällen entwickelt sich aus einem anfangs „normal“ erscheinenden Fall (man denke an eine verschwundene Person) erst nach und nach die BAO-Lage (z.B. eine Entführung). Mit SABAA kann jeder Fall von Anfang an qualifiziert erfasst, ermittelt und bearbeitet werden und ebenso nahtlos wie zeitnah an eine sich entwickelnde BAO-Lage angepasst werden. Denn beim Arbeiten mit SABAA sind sämtliche Informationen (und Dokumente) in ein- und demselben Informationssystem verfügbar, nutzbar und auswertbar, völlig unabhängig davon, mit welcher POLYS-Fachanwendung sie erfasst wurden.

    Aus Sicht der Praktiker kommt hinzu, dass Ermittlungen zeitnah beginnen und entsprechende Aufträge erteilt werden können, ohne dass zuvor auf die formell-organisatorische Einrichtung der BAO gewartet werden muss.

    SABAA-Lite zur Erfassung vo Informationen direkt durch die Ermittler

    In vielen Fällen müssen Ermittlungen im Wahrnehmbarkeitsbereich durchgeführt werden, von Praktikern auch als „Klinkenputzen“ bezeichnet. Für die damit beauftragten Mitarbeiter gibt es die SABAA-Lite, eine „abgespeckte“ Variante der SABAA, die nur die Erfassung und Bearbeitung von relevanten Informationen erlaubt. Diese SABAA-Lite steht den beauftragten Ermittlern zur Verfügung, damit sie ihre Ermittlungsergebnisse gleich selbst im System erfassen können. Sobald der Ermittler seine Information freigibt, wird sie „im System“ weitergeleitet an den Auswerter, d.h. zuständigen Nutzer in der SABAA.

    Integrierte Hinweisaufnahme und -bewertung

    Auch ist es problemlos möglich, einen Unterabschnitt für die Hinweisaufnahme einzurichten und mit POLYS-BAO auszustatten, eine besonders einfach zu bedienende, leistungsfähige Anwendung für die Erfassung von Hinweisen. So erfasste Hinweise werden elektronisch weitergeleitet an den für die Hinweisbewertung zuständigen Unterabschnitt (der an einem ganz anderen Standort angesiedelt sein kann). Als relevant eingestufte Hinweise können von dort aus zeitnah „elektronisch“ weitergereicht werden an den Unterabschnitt Ermittlung, der mit SABAA arbeitet. Dies geschieht ohne jeden Zeitverlust und unter Vermeidung von Mehrfacherfassung.

    Nahtloser Austausch von Informationen und Dokumenten mit der Kriminaltechnik

    Für die Dokumentation der Tatortarbeit, Erfassung sämtlicher Spuren und Erstellung der Spurensicherungsberichte arbeitet die Kriminaltechnik in Brandenburg mit KTIS-TASS (sprich Ka-Te-I-Ess). Jede mit TASS erfasste Spur kann auf Knopfdruck für die Fallbearbeitung in SABAA verfügbar gemacht werden, ebenso kann der Spurensicherungsbericht elektronisch von TASS an SABAA weitergereicht werden. Denn schließlich ist er ein wesentlicher Teil der Ermittlungsakte.